Módulo 3: Gestión de colecciones digitales

En la actualidad existen muchas opciones de software para crear repositorios y gestionar colecciones. Nuestra recomendación es elegir software libre que no nos haga dependientes de licencias onerosas. Para ello, es necesario contar con un servidor web en donde podamos instalar el repositorio. Si es posible, lo ideal es que los servidores web que alojan el repositorio estén en territorio nacional o en la ubicación geográfica más cercana a la mayoría de los usuarios, para que el acceso sea lo más ágil posible. Contar con los servidores del repositorio en territorio nacional brinda también seguridad jurídica, dado que asegura que la información guardada allí quedará sujeta a la legislación del país en el que reside la institución.

Para construir el repositorio se puede optar a grandes rasgos entre:

• Utilizar un sistema de gestión de contenidos web genérico como, como WordPress o Drupal, que proveen las herramientas básicas de almacenamiento de archivos, gestión de contenidos, búsquedas, etc. La ventaja es que son programas ampliamente usados, con millones de usuarios en todo el mundo, comunidades que brindan soporte y actualizaciones permanentes. La desventaja es que para algunas funciones más avanzadas hay que agregar extensiones que no vienen por defecto. Por ejemplo, para convertir un sitio WordPress en un repositorio, se podría agregar la extensión Tanaican, que resuelve una gran parte de las necesidades de gestión de colecciones digitales.

• Utilizar un sistema de gestión específico para repositorios digitales, como Omeka o DSpace. Estas herramientas ya vienen preparadas con todas las funciones para cargar, clasificar y visualizar colecciones digitales.

Exhibición digital “Art Nouveau” de Europeana, gestionada con Omeka.

En este ejemplo, vemos una exhibición online gestionada con Omeka. Las exhibiciones son una función de esta herramienta que permite que, una vez alojados y organizados los objetos en el repositorio, podamos utilizarlos tantas veces como queramos de distintas maneras. Así, la fotografía de un edificio puede integrar esta exhibición de Art Nouveau y más adelante formar parte de otra muestra virtual sobre arquitectura de principios del siglo XX, sin necesidad de subir el objeto digital dos veces.

El siguiente ejemplo corresponde a un repositorio académico gestionado con DSpace. Vemos que una forma de explorar las obras es navegar por los distintos autores de las mismas. Con esta herramienta, cuando se carga una nueva obra, cargamos también los datos correspondientes al autor. Pero será necesario hacerlo solamente la primera vez, ya que las próximas obras del mismo autor no requerirán volver a tipear el nombre del mismo; el autor ya está creado en la base de datos y solamente hará falta asignar nuevas obras a este autor ya existente.

DSpace aplicado en el repositorio Colibrí de la Universidad de la República, Uruguay. Colección de libros de la Facultad de Ciencias Sociales: https://www.colibri.udelar.edu.uy/handle/123456789/4560

Para explorar y comprender este tipo de herramientas, recomendamos comenzar creando una cuenta gratuita en el portal de Omeka: http://www.omeka.net/. Esto nos permitirá evaluar la herramienta y más tarde tendremos la opción de instalarla en un servidor propio.

En el siguiente tutorial encontrarás una guía muy completa para utilizar este software: http://www.rubenalcaraz.es/manual-omeka/objetos-digitales-omeka.html

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